Standardy Ochrony Małoletnich we Fluentbe

Obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. Aktualizacja: 31 sierpnia 2026 r.

1. Cele i zakres dokumentu

1. Zapewnienie bezpieczeństwa małoletnich uczestniczących w zajęciach online prowadzonych przez Fluentbe.
2. Określenie zasad i procedur mających na celu zapobieganie krzywdzeniu małoletnich.
3. Dokument dotyczy wszystkich pracowników, lektorów, współpracowników, partnerów i innych osób działających na rzecz Fluentbe (dalej łącznie: Personel, chyba że z kontekstu niniejszego dokumentu wynika inaczej) mających kontakt z małoletnimi w ramach zajęć online.
4. Niniejszy dokument (Standardy Ochrony Małoletnich) został opracowany na podstawie ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich, w szczególności jej art. 22b i 22c.

2. Definicje kluczowych pojęć

Fluentbe lub Spółka – Fluentbe Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (00-895), przy ul. Biała 4 lokal 81, Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego za numerem KRS 0000562340, o kapitale zakładowym w wysokości 99.550,- złotych, posiadającą nr NIP: 527-27-38-544.

Małoletni – osoba, która nie ukończyła 18 lat.

Opiekun – rodzic lub przedstawiciel ustawowy małoletniego.

Krzywdzenie małoletniego – każde działanie lub zaniechanie zagrażające bezpieczeństwu fizycznemu, psychicznemu lub seksualnemu małoletniego, w tym Nadużycia online.

Nadużycia online – m.in. grooming, cyberbullying, sexting, nieuprawnione nagrywanie czy udostępnianie materiałów.

Kontakt z małoletnim – to każda forma relacji lub interakcji (decyduje realna możliwość kontaktu), w ramach której osoba dorosła:

1. ma bezpośredni lub pośredni wpływ na małoletniego,
2. może znajdować się z nim sam na sam lub w sytuacji wymagającej zaufania,
3. wykonuje czynności, które stwarzają możliwość naruszenia dobra małoletniego, nawet jeśli są krótkotrwałe lub incydentalne.

3. Zasady bezpieczeństwa i pracy z małoletnimi w środowisku online

1. Wszystkie zajęcia odbywają się za pośrednictwem oficjalnych platform i narzędzi online zapewnianych i udostępnianych przez Fluentbe.
2. Zabroniony jest jakikolwiek kontakt z małoletnim poza oficjalnymi kanałami komunikacji (np. za pośrednictwem prywatnych profili w mediach społecznościowych, prywatnych numerów telefonu lub prywatnych adresów e-mail).
3. Personel podczas prowadzenia zajęć online jest zobowiązany do korzystania z kamer oraz do komunikowania się w sposób profesjonalny i adekwatny do wieku małoletniego.
4. Niedozwolone są prywatne rozmowy i spotkania online lub jakiekolwiek spotkania bez wiedzy i obecności Opiekuna.
5. Zajęcia 1:1 należy prowadzić w sposób transparentny (np. możliwość obserwacji zajęć przez Opiekuna).
6. Personel dba o bezpieczne ustawienia prywatności w ramach narzędzi i platform, za pośrednictwem których prowadzone są zajęcia, i nie udostępnia danych małoletniego osobom trzecim.

4. Identyfikowanie zagrożeń i sygnałów alarmowych

1. Zwracamy uwagę na nagłe zmiany w zachowaniu małoletniego, izolację, lęk, unikanie kontaktu.
2. Reagujemy na niepokojące wpisy lub komentarze w czacie oraz nietypowe wypowiedzi małoletniego.
3. Sygnalizujemy zauważone zagrożenia zgodnie z procedurą zgłoszeń.

5. Procedury reagowania na podejrzenie Krzywdzenia małoletniego

1. Jak zgłosić niepokojącą sytuację

   Skontaktuj się z nami, jeśli:

   1. Jesteś dzieckiem, które czuje dyskomfort, zostało skrzywdzone lub boi się osoby, z którą ma zajęcia,
   2. Jesteś Opiekunem zaniepokojonym zachowaniem lektora lub pracownika,
   3. Jesteś osobą z Personelu Fluentbe i masz uzasadnione podejrzenie, że doszło do krzywdzenia małoletniego, naruszenia Standardów Ochrony Małoletnich lub innego zachowania mogącego zagrażać bezpieczeństwu małoletniego.
2. Procedura zgłaszania:
   1. Każda osoba należąca do Personelu Fluentbe ma obowiązek niezwłocznie zareagować w przypadku uzyskania informacji o Krzywdzeniu małoletniego lub podejrzeniu Krzywdzenia małoletniego lub naruszeniu bezpieczeństwa małoletniego (dalej: Zdarzenie).
   2. Zgłoś niepokojącą sytuację za pośrednictwem formularza: https://forms.gle/gxWyrDR1KMfMWvJr7
   3. W Zgłoszeniu opisz Zdarzenie możliwie szczegółowo, wskazując wszystkie znane okoliczności oraz dostępne dowody lub informacje mogące mieć znaczenie dla wyjaśnienia sprawy, i udokumentuj wszystkie istotne okoliczności.
   4. Osoba odpowiedzialna za ochronę małoletnich w Fluentbe poinformuje Opiekuna w odpowiedni sposób, chyba że mogłoby to narazić dziecko na niebezpieczeństwo.
   5. Każde zgłoszenie jest traktowane poważnie, poufnie i z należytą starannością. Możesz podać swoje dane lub pozostać anonimowy. Wszystkie Zdarzenia są rozpatrywane dyskretnie, a naszym priorytetem jest bezpieczeństwo dzieci.
3. W sytuacji otrzymania zgłoszenia osoba odpowiedzialna za jego przyjęcie jest zobowiązana do sporządzenia notatki uwzględniającej wszystkie istotne informacje oraz przekazania jej wraz z zawiadomieniem o zdarzeniu Zespołowi ds. Standardów (dalej: Zespół). Zespół oznacza zespół odpowiedzialny za realizację i monitoring Standardów Ochrony Małoletnich, powołany przez Zarząd Fluentbe.
4. Notatka powinna zawierać, w szczególności: datę i miejsce Zdarzenia, informację kogo zdarzenie dotyczy, osoby zgłaszające, pozyskane dowody na okoliczność Zdarzenia oraz okoliczności jego powstania.
5. Zespół zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Zarząd Fluentbe o zaistnieniu Zdarzenia oraz rozpocząć działania interwencyjne adekwatne do okoliczności sprawy. W sytuacji, gdy Zdarzenie dotyczy członka Zespołu, ww. działania podejmuje inny członek tego Zespołu lub Zarząd Fluentbe podejmuje decyzję o innej osobie odpowiedzialnej za przeprowadzenie działań interwencyjnych dotyczących tego Zdarzenia.
6. Wszystkie informacje pozyskane w trakcie obsługi Zdarzenia traktowane są jako poufne.
7. W przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego lub zagrożenia jego życia albo zdrowia, Fluentbe niezwłocznie zawiadamia właściwe organy publiczne, w szczególności Policję, prokuraturę lub sąd rodzinny.
8. Wszystkie działania Zespołu są dokumentowane poprzez prowadzenie karty interwencji. W karcie interwencji należy opisać wszystkie istotne okoliczności dotyczące zdarzenia, przeprowadzone czynności, a także kroki podjęte po przeprowadzeniu interwencji. Wzór karty interwencji stanowi załącznik nr 1 do Standardów.

6. Procedury postępowania w sytuacji naruszenia zasad ochrony małoletnich przez Personel

1. W przypadku naruszenia zasad ochrony małoletnich osoba mająca kontakt z małoletnim (np. lektor prowadzący zajęcia lub pracownik prowadzący spotkania) jest do czasu wyjaśnienia zdarzenia odsunięta od kontaktu z małoletnim.
2. Aby wyjaśnić zdarzenie, prowadzone jest wewnętrzne postępowanie.
3. Fluentbe może zastosować sankcje dyscyplinarne, łącznie z zakończeniem współpracy i zgłoszeniem sprawy do odpowiednich organów.

7. Zasady etyczne i kodeks zachowań lektorów i pracowników oraz pozostałych członków Personelu

1. Lektorzy, pracownicy oraz pozostali członkowie Personelu Fluentbe prowadzący zajęcia lub spotkania online z małoletnimi lub mający z nimi jakikolwiek kontakt w związku ze świadczoną na ich rzecz usługą utrzymują relację opartą na profesjonalizmie, szacunku i bezpieczeństwie.
2. Komentowanie wyglądu, życia prywatnego, sytuacji rodzinnej czy poruszanie tematów nieadekwatnych do wieku małoletniego jest bezwzględnie zabronione.
3. Wszyscy dbają o kulturę wypowiedzi, używają języka adekwatnego do wieku małoletniego oraz zapewniają atmosferę sprzyjającą poczuciu bezpieczeństwa psychicznego i emocjonalnego.
4. Obowiązuje całkowity zakaz prywatnych kontaktów z małoletnimi poza oficjalnymi kanałami szkoły, w tym kontaktów przez media społecznościowe, komunikatory, telefon czy prywatny e-mail. Zabronione jest także tworzenie relacji o charakterze osobistym lub sugerujących prywatną więź.
5. Personel jest zobowiązany do znajomości i przestrzegania Standardów Ochrony Małoletnich obowiązujących w Fluentbe oraz do reagowania na wszelkie sygnały mogące wskazywać na zagrożenie bezpieczeństwa dziecka.
6. Fakt zapoznania się ze Standardami jest dokumentowany. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do Standardów.

8. Polityka rekrutacji i weryfikacji Personelu mającego kontakt z małoletnim

1. Przed dopuszczeniem do wykonywania obowiązków związanych z prowadzeniem zajęć, spotkań lub innych działań obejmujących kontakt z małoletnim Fluentbe przeprowadza weryfikację kandydata zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (dalej: Rejestr).
2. Każda osoba kandydująca na stanowisko lub do współpracy w charakterze członka Personelu mającego kontakt z małoletnim jest zobowiązana do przedłożenia dokumentów i oświadczeń za pośrednictwem formularza rekrutacyjnego, w szczególności:
   1. oświadczenia o przekazaniu i prawdziwości danych niezbędnych do celów weryfikacji w Rejestrze zgodnie z treścią załącznika nr 3 do Standardów;
   2. oświadczenia, złożonego pod rygorem odpowiedzialności karnej, dotyczącego państw (innych niż Rzeczpospolita Polska), w których kandydat zamieszkiwał w ostatnich 20 latach, zgodnie z załącznikiem nr 4;
   3. w przypadku rezydentów polskich: oryginalnego pliku elektronicznego Informacji z Krajowego Rejestru Karnego (dalej: KRK) dotyczącej własnej osoby (pobranego z systemu e-KRK) opatrzonego podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym osoby uprawnionej do jej udzielenia. Informacja z KRK może być przekazana również w formie papierowej (dokument z pieczęcią i podpisem urzędnika) do siedziby Spółki;
   4. w przypadku kandydatów z Wielkiej Brytanii: oficjalnego zaświadczenia o niekaralności (ACRO Police Certificate lub DBS Check / Disclosure Certificate);
   5. w przypadku kandydatów z USA: oficjalnego zaświadczenia o niekaralności z poziomu federalnego (Identity History Summary Checks / FBI Clearance);
   6. w przypadku obywateli pozostałych państw: zaświadczenia o niekaralności wydanego przez właściwy organ państwa pochodzenia lub zamieszkania (uzyskanego bezpośrednio w tym państwie lub za pośrednictwem polskiego systemu e-KRK z wykorzystaniem procedury ECRIS);
   7. w przypadku braku prowadzenia rejestru karnego przez dane państwo lub braku możliwości uzyskania takiego zaświadczenia: pisemnego oświadczenia o braku wpisów w rejestrach karnych tego państwa oraz o braku orzeczonych zakazów pracy z dziećmi, złożonego pod rygorem odpowiedzialności karnej.
3. Informacje z KRK lub równoważne zaświadczenie zagraniczne pozyskuje się zgodnie z wymaganiami przewidzianymi w obowiązujących w tym zakresie przepisach prawa.
4. Fluentbe dokumentuje przeprowadzenie wymaganych prawem czynności weryfikacyjnych przed dopuszczeniem osoby do kontaktu z małoletnimi.
5. Dodatkowo wobec kandydatów na stanowiska lektorskie Fluentbe może przeprowadzać ocenę kompetencji zawodowych oraz doświadczenia w pracy z dziećmi i młodzieżą.
6. Dopuszczenie do prowadzenia zajęć z małoletnimi następuje po pozytywnym zakończeniu procesu weryfikacji oraz odbyciu wymaganego szkolenia.
7. W przypadku stwierdzenia okoliczności uniemożliwiających dopuszczenie osoby do działalności, należy odmówić zatrudnienia lub dopuszczenia do wykonywania obowiązków.
8. Niedopuszczalne jest rozpoczęcie przez kandydata działalności związanej z kontaktem z małoletnimi przed zakończeniem procedury weryfikacyjnej.
9. Dokumentacja związana z weryfikacją kandydatów jest przechowywana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami ochrony danych osobowych.
10. W przypadku korzystania przez Fluentbe z usług podwykonawców mających kontakt z małoletnimi, podwykonawcy są zobowiązani do przeprowadzania wymaganych prawem czynności weryfikacyjnych wobec swoich pracowników i współpracowników oraz do przedstawienia potwierdzenia ich wykonania na żądanie Fluentbe.
11. Fluentbe może przeprowadzać ponowną weryfikację Personelu mającego kontakt z małoletnimi, w szczególności w przypadku przedłużenia współpracy, uzyskania informacji mogących mieć wpływ na ocenę osoby lub zmiany przepisów prawa.

9. Szkolenia i podnoszenie świadomości

Każda nowo zatrudniona lub rozpoczynająca współpracę osoba mająca kontakt z małoletnimi uczestniczy w szkoleniu wstępnym dotyczącym ochrony małoletnich. Personel uczestniczy w szkoleniach przypominających nie rzadziej niż raz na 2 lata oraz każdorazowo po istotnej aktualizacji Standardów Ochrony Małoletnich lub zmianie przepisów prawa dotyczących ochrony małoletnich.

10. Ochrona danych i prywatności małoletnich

1. Informacje o małoletnim przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
2. Przetwarzane są wyłącznie dane niezbędne do realizacji celu, jakim jest realizacja procesu związanego z prowadzeniem zajęć lekcyjnych.
3. Utrwalanie zajęć, w tym wizerunku lub głosu małoletniego, jest zabronione.

11. Monitoring, zgłaszanie i doskonalenie standardów

1. Fluentbe prowadzi wewnętrzny rejestr incydentów. Rejestr incydentów prowadzi osoba odpowiedzialna za ochronę małoletnich, będąca członkiem Zespołu. Dostęp mają wyłącznie członkowie Zespołu oraz Zarząd. Dane przechowywane są przez okres 6 lat od zamknięcia sprawy.
2. Standardy są regularnie analizowane i aktualizowane.
3. Każda osoba Personelu może zgłaszać zastrzeżenia lub propozycje usprawnień.
4. Zespół nie rzadziej niż raz na 2 (dwa) lata przeprowadza przegląd i ewaluację stanu przestrzegania i znajomości Standardów oraz potrzeby w zakresie ich aktualizacji, w tym zapoznaje się i w miarę możliwości uwzględnia ewentualne wnioski zgłaszane w tym obszarze.
5. Każda osoba Personelu jest uprawniona do zgłaszania wniosków w zakresie zmian Standardów.
6. Przebieg oraz wyniki przeglądu, w tym również wnioski i rekomendacje, powinny zostać utrwalone w formie pisemnego raportu oraz przechowywane w Spółce.
7. Zespół na podstawie raportu przekazuje do Zarządu Spółki rekomendacje dotyczące konieczności aktualizacji Standardów. W przypadku podjęcia decyzji o aktualizacji Standardów, Zespół jest odpowiedzialny za przygotowanie zaktualizowanej wersji Standardów, uwzględniających wnioski z raportu.
8. Aktualizacja następuje w szczególności po zmianach prawa lub po wystąpieniu istotnych zdarzeń.
9. Nie przeprowadza się aktualizacji Standardów, jeżeli przegląd, o którym mowa w ust. 4 powyżej, wykaże brak konieczności ich aktualizacji.
10. Każda osoba Personelu jest zobowiązana do zgłaszania do Zespołu przypadków naruszania Standardów.

12. Zespół ds. Standardów

1. W celu zapewnienia skutecznego wdrożenia i stosowania Standardów Spółka wyznacza Zespół.
2. Do zadań Zespołu należy w szczególności:
   1. nadzorowanie prawidłowego wdrożenia i stosowania Standardów w Spółce,
   2. przygotowywanie Personelu i Podwykonawców do stosowania Standardów, w tym organizowanie szkoleń i udzielanie bieżącego wsparcia,
   3. przyjmowanie zgłoszeń dotyczących Krzywdzenia małoletnich oraz innych nieprawidłowości,
   4. prowadzenie postępowań wyjaśniających w przypadku podejrzenia Krzywdzenia małoletniego,
   5. koordynowanie wsparcia udzielanego Małoletnim,
   6. prowadzenie wewnętrznego rejestru zgłoszeń oraz dokumentowanie przebiegu i zakończenia interwencji,
   7. składanie zawiadomień do właściwych organów publicznych w uzasadnionych przypadkach,
   8. okresowy przegląd i aktualizacja Standardów.
3. Członkowie Zespołu są zobowiązani do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności dotyczących Małoletnich, ich rodziców lub opiekunów prawnych oraz Personelu, dotyczących przebiegu zgłoszeń i prowadzonych postępowań.
4. Obowiązek zachowania poufności obejmuje także informacje przekazane w toku zgłoszeń, postępowań wyjaśniających oraz interwencji, niezależnie od formy ich utrwalenia, i obowiązuje zarówno w trakcie pełnienia funkcji w Zespole, jak i po ustaniu tego faktu.
5. Ujawnienie informacji, o których mowa powyżej, może nastąpić wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności wobec uprawnionych organów publicznych, lub na podstawie wyraźnej podstawy prawnej.
6. Z Zespołem można kontaktować się pod adresem: [email protected].

13. Załączniki

1. Załącznik nr 1 – Karta interwencji
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie o zapoznaniu się ze Standardami
3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie o przekazaniu danych do weryfikacji
4. Załącznik nr 4 – Oświadczenie dot. państw, w których kandydat zamieszkiwał w ostatnich 20 latach

---

Załącznik nr 1

KARTA INTERWENCJI
(dotycząca podejrzenia krzywdzenia lub naruszenia dobra małoletniego)

Dokument poufny

I. Dane podstawowe

1. Data sporządzenia karty:
2. Miejsce zdarzenia / interwencji:
3. Imię i nazwisko osoby sporządzającej kartę:
4. Stanowisko / rola służbowa:

II. Dane małoletniego

1. Imię i nazwisko małoletniego:
2. Data urodzenia / wiek:
3. Forma udziału w Wydarzeniu:
4. Imiona i nazwiska rodziców / opiekunów prawnych:

III. Informacja o zdarzeniu / podejrzeniu

1. Data i godzina zdarzenia lub ujawnienia informacji:
2. Opis zdarzenia / okoliczności uzasadniających interwencję (należy opisać stan faktyczny, bez ocen i interpretacji):
3. Źródło informacji o zdarzeniu
   • obserwacja własna
   • informacja od małoletniego
   • informacja od innej osoby (jakiej?)
   • inne (jakie?)

IV. Podjęte działania

1. Niezwłoczne działania podjęte w celu ochrony małoletniego:
2. Osoby poinformowane o zdarzeniu:
   • rodzic / opiekun prawny
   • koordynator / dyrektor / przełożony
   • inne osoby (jakie?)
3. Czy zachodziła konieczność powiadomienia odpowiednich instytucji?
   • Policja
   • Sąd rejonowy – wydział rodzinny
   • Ośrodek pomocy społecznej
   • inne (jakie?)

Data i sposób zgłoszenia:

V. Dalsze kroki / decyzje

1. Ustalone działania następcze:
2. Osoba odpowiedzialna za realizację dalszych działań:

VI. Uwagi dodatkowe

VII. Podpisy

1. Podpis osoby sporządzającej kartę: Data:
2. Podpisy członków Zespołu:
   • Data:
   • Data:
   • Data:
   • Data:

---

Załącznik nr 2

Oświadczenie dotyczące ochrony małoletnich

Ja, niżej podpisany/a, oświadczam, że:

Zapoznałem/am się z dokumentem „Standardy Ochrony Małoletnich w Fluentbe” i zobowiązuję się do ich ścisłego przestrzegania przez cały okres współpracy z Fluentbe, w szczególności do raportowania informacji na temat zdarzeń i działań niezgodnych z ich treścią.

Imię i nazwisko:

Data:

Podpis:

1. Bezpieczny kontakt z małoletnimi

Rozumiem zasady bezpiecznego kontaktu z małoletnimi, w szczególności w środowisku online, i zobowiązuję się do ich przestrzegania.

2. Konsekwencje naruszeń

Przyjmuję do wiadomości, że naruszenie zasad dotyczących ochrony małoletnich może skutkować zakończeniem współpracy.

3. Brak karalności

Nie byłem/am prawomocnie skazany/a za żadne przestępstwo przeciwko małoletnim, w szczególności:

• przeciwko wolności seksualnej i obyczajności,
• przeciwko życiu i zdrowiu,
• związane z wykorzystaniem seksualnym, pornografią lub handlem ludźmi.

4. Brak toczących się postępowań

Nie toczy się wobec mnie żadne postępowanie karne, administracyjne ani dyscyplinarne dotyczące przestępstw wobec małoletnich.

5. Zobowiązanie do informowania

Zobowiązuję się niezwłocznie poinformować Fluentbe o wszczęciu przeciwko mnie jakiegokolwiek postępowania dotyczącego przestępstw wobec małoletnich lub mogącego mieć wpływ na wykonywanie pracy z dziećmi.

6. Zasady etyczne

Zobowiązuję się utrzymywać profesjonalną relację z uczniami oraz przestrzegać zasad etycznych, w szczególności zakazu prywatnych kontaktów z małoletnimi poza oficjalnymi kanałami komunikacji.

7. Prawdziwość oświadczenia

Oświadczam, że wszystkie podane przeze mnie informacje są prawdziwe i jestem świadomy/a odpowiedzialności za złożenie fałszywego oświadczenia.

Imię i nazwisko:

Data:

Podpis:

---

Załącznik nr 3

Warszawa, dnia

Oświadczenie o przekazaniu danych do celów weryfikacji osób w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym

Przekazuję dane osobowe niezbędne do weryfikacji w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym:

numer PESEL

pierwsze imię

nazwisko

nazwisko rodowe

imię ojca

imię matki

data urodzenia

Oświadczam, że ww. dane osobowe są aktualne i zgodne ze stanem faktycznym. Przyjmuję do wiadomości, że jestem zobowiązany do poinformowania Spółki o zmianie danych osobowych. Jestem świadomy/a odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Informacja na temat przetwarzania danych osobowych znajduje się poniżej.

(data, czytelny podpis sprawdzanego)

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) informujemy, że:

1. Administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO w odniesieniu do danych osobowych przekazanych w ramach oświadczeń oraz dokumentów potwierdzających spełnienie obowiązków w zakresie ochrony małoletnich jest Fluentbe Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Białej 4/81. Kontakt do administratora jest możliwy pod adresem e-mail: [email protected].
2. Fluentbe oświadcza, że wyznaczyła inspektora ochrony danych, z którym w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: [email protected].
3. Dane osobowe są przetwarzane w celu weryfikacji w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym oraz realizacji obowiązków w zakresie ochrony standardów małoletnich, w zakresie niezbędnym do potwierdzenia spełniania wymogów przewidzianych przepisami prawa.
4. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, wynikającego z art. 21 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (tj. Dz.U. z 2023 r. poz. 1304 ze zm.).
5. Dane osobowe nie będą przekazywane innym odbiorcom.
6. Dane osobowe podane w oświadczeniu przetwarzane są przez czas niezbędny do dokonania weryfikacji w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. Po przeprowadzeniu weryfikacji dane są niezwłocznie usuwane, z zastrzeżeniem przechowywania informacji potwierdzającej fakt jej dokonania przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do zabezpieczenia roszczeń. Pozostałe dane przetwarzane w ramach dostarczonych dokumentów będą przetwarzane przez okres współpracy oraz do 6 lat od jej ustania.
7. Osobom, które przekazały swoje dane osobowe, przysługuje prawo do żądania od administratora dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Żądanie usunięcia danych lub wniesienia sprzeciwu może mieć miejsce po dokonaniu weryfikacji w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.
8. Osobom wskazanym w ust. 1 w związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe i wynika z przepisów prawa, tj. ustawy wskazanej w pkt 4 powyżej. Odmowa ich podania uniemożliwi przeprowadzenie weryfikacji, a tym samym nawiązanie współpracy lub udział w działaniach realizowanych przez administratora związanych z małoletnim.
10. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą wykorzystywane do profilowania.

---

Załącznik nr 4

Warszawa, dnia

Oświadczenie

Na podstawie art. 21 ust. 5 ustawy z 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (tj. Dz.U. z 2023 r. poz. 1304 ze zm.) oświadczam, że w ciągu ostatnich 20 lat zamieszkiwałam-em / nie zamieszkiwałam-em* na terenie innych niż Rzeczpospolita Polska i państwo mojego obywatelstwa.

W przypadku zamieszkiwania oświadczam, że były to następujące państwa, z których w załączeniu przedkładam odpowiednie informacje z rejestrów karnych:

Oświadczam, że jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

(podpis osoby)

* niepotrzebne skreślić